- 主要工作：
- 根據(jù)業(yè)主名錄核對(duì)業(yè)主身份證；
- 填寫《業(yè)主簽到表》并排序；
- 查看《入伙手續(xù)書》，是否辦理地產(chǎn)公司窗口事項(xiàng)；
- 主要物料：
《業(yè)主名錄》由地產(chǎn)提供、《業(yè)主簽到表》；
- 實(shí)施細(xì)責(zé)：
1）業(yè)主到達(dá)現(xiàn)場時(shí)，引導(dǎo)員上前迎接，指引到接待處；
2）業(yè)主如沒有《入伙手續(xù)書》，則請(qǐng)其地產(chǎn)接待組領(lǐng)取；
3）核對(duì)入伙會(huì)簽單、根據(jù)業(yè)主名錄核對(duì)業(yè)主身份證；
4）引導(dǎo)業(yè)主到下一個(gè)手續(xù)辦理區(qū)。
1、主要工作：
- 核收《入伙通知書》、身份證復(fù)印件、補(bǔ)填《業(yè)主/住戶情況登記》
- 發(fā)放《住宅使用說明書》、《住宅質(zhì)量保證書》、《裝修指南》、《業(yè)主手冊(cè)》、《服務(wù)卡》，并登記。
- 簽署《前期服務(wù)協(xié)議》、《業(yè)主臨時(shí)公約》
2、工作分工
- 負(fù)責(zé)人： 職責(zé)：負(fù)責(zé)簽約、解釋；在《入伙手續(xù)書》上蓋章。
- 工作人員： 職責(zé)：發(fā)放資料。
- 安防員1人。職責(zé)：協(xié)助配合復(fù)印資料；取出《業(yè)主檔案袋》交給本組工作人員；
3、主要物料
- 簽字筆：工作人員每人2支，共4支。
- 會(huì)簽章、印泥：各1個(gè)。負(fù)責(zé)人保管。
- 復(fù)印機(jī)：1臺(tái)。安管員看管。
- 業(yè)主檔案袋：放在資料柜上。
- 《業(yè)主/住戶情況登記》、《資料發(fā)放簽收表》：工作人員若干份。
- 袋裝好的資料：每袋內(nèi)均按序裝有《前期服務(wù)協(xié)議》、《業(yè)主臨時(shí)公約》、《住宅使用說明書》、《住宅質(zhì)量保證書》、《裝修指南》、《業(yè)主手冊(cè)》、《服務(wù)卡》、。
-
4、實(shí)施細(xì)則：
1）業(yè)主到達(dá)本組，工作人員接過業(yè)主的《入伙手續(xù)書》。
2)從《業(yè)主檔案袋》中取出《前期服務(wù)協(xié)議》、《業(yè)主公約》。
3)將文件快速翻到簽署頁，引導(dǎo)業(yè)主簽署。小組長負(fù)責(zé)人解答業(yè)主關(guān)于物業(yè)相關(guān)費(fèi)用的疑問。
4)核收《入伙通知書》原件1份、業(yè)主身份證復(fù)印件1份（核原件）、業(yè)主家庭成員身份證復(fù)印件各1份、《業(yè)主（住戶）檔案登記表》（內(nèi)附有業(yè)主及家庭成員1寸照片各1張）。
5)填寫《資料核收登記表》，對(duì)業(yè)主交的資料進(jìn)行登記，并請(qǐng)業(yè)主簽名。便于管理處了解各戶業(yè)主所交資料是否齊全，日后及時(shí)向業(yè)主補(bǔ)收。
6）把預(yù)先袋裝好的資料（《住宅使用說明書》、《住宅質(zhì)量保證書》、《裝修指南》、《業(yè)主手冊(cè)》、《服務(wù)卡》）交給業(yè)主，并請(qǐng)其在《資料發(fā)放簽收表》上簽字。
7）經(jīng)辦人在《入伙手續(xù)書》上簽名，交由簽約組負(fù)責(zé)人在《入伙手續(xù)書》上蓋章后交給業(yè)主。提示業(yè)主到收費(fèi)組。
5、實(shí)施中可能遇到的其他情況
- 代理業(yè)主辦理入伙手續(xù)的，另需收取業(yè)主的委托公證書原件、代理人身份證復(fù)印件。
- 資料不全者，可現(xiàn)場復(fù)印、填寫。
- 除身份證和《入伙通知書》外，其他的核收資料可以后補(bǔ)。
- 業(yè)主如堅(jiān)持需要驗(yàn)房后再簽署協(xié)議，可以指引業(yè)主到應(yīng)急處理組。
- 在業(yè)主較多時(shí)，各工作人員都應(yīng)獨(dú)立應(yīng)對(duì)業(yè)主。如有解答不了的問題，可交由簽約組負(fù)責(zé)人解答。
- 簽約組負(fù)責(zé)人決定是否將問題交給應(yīng)急處理組。
-
6、每日工作結(jié)束后，負(fù)責(zé)收集整理本組的物料。
- 物業(yè)收費(fèi)組（3人）
- 主要工作：收取業(yè)主預(yù)交的物業(yè)管理費(fèi)、裝修押金等費(fèi)用。
- 工作分工
- 負(fù)責(zé)人： 職責(zé)：協(xié)調(diào)組內(nèi)工作人員工作；在會(huì)簽單上蓋章。
- 工作人員：
- 安管員：1人。職責(zé)：在收費(fèi)組后面，保護(hù)該組的財(cái)務(wù)安全；引導(dǎo)問題業(yè)主到應(yīng)急處理組。
- 主要物料
- 收據(jù)
- 1臺(tái)POS機(jī)、驗(yàn)鈔機(jī)2臺(tái)
- 實(shí)施細(xì)則由財(cái)務(wù)人員安排。在收費(fèi)過程中掌握整個(gè)收費(fèi)流程，能獨(dú)立進(jìn)行收費(fèi)。
-
5、實(shí)施中可能遇到的其他情況
- 業(yè)主對(duì)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)表示異議時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)向業(yè)主進(jìn)行解釋。
- 收費(fèi)組負(fù)責(zé)人決定是否將問題交給應(yīng)急處理組。
-
6、每日工作結(jié)束后，本組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集整理本組的物料。
- 鑰匙發(fā)放登記組（2人）
- 主要工作：向業(yè)主發(fā)放鑰匙；向業(yè)主發(fā)放智能卡等。
- 工作分工
- 負(fù)責(zé)人： 職責(zé)：協(xié)調(diào)組內(nèi)工作人員工作；發(fā)放鑰匙等并登記；在會(huì)簽單上蓋章。
- 工作人員： 職責(zé)：負(fù)責(zé)整理核對(duì)、及時(shí)取出對(duì)應(yīng)鑰匙等。
- 主要物料
- 鑰匙、智能卡等；
- 業(yè)主鑰匙、智能卡領(lǐng)取登記表；
- 住戶委托鑰匙登記表；
- 簽字筆：工作人員每人2支，共4支。
- 實(shí)施細(xì)則
- 工作人員核實(shí)《入伙手續(xù)書》。只有在前幾組的會(huì)簽章齊全的情況下，才能向業(yè)主發(fā)放鑰匙。
- 工作人員在業(yè)主填寫完《業(yè)主鑰匙領(lǐng)取登記表》后，把鑰匙交給業(yè)主。
-
工作人員向業(yè)主詢問是否留1把施工鑰匙，以方便維修。若業(yè)主同意，工作人員則請(qǐng)業(yè)主在《住戶委托鑰匙登記表》上登記，如業(yè)主需要有留
- 下施工鑰匙的憑據(jù)，工作人員則將《住戶委托鑰匙登記表》復(fù)印1份，將復(fù)印件交給業(yè)主。原則業(yè)主未裝修前均留一把裝修鑰匙在物業(yè)。
- 本組負(fù)責(zé)人在《入伙手續(xù)書》上蓋章后。
- 注意事項(xiàng)
-
向業(yè)主發(fā)放房間鑰匙時(shí)，工作人員應(yīng)向業(yè)主說明業(yè)主鑰匙和施工鑰匙的區(qū)別。提示業(yè)主：業(yè)主鑰匙一旦開門后，施工鑰匙即作廢，無法再使用施工鑰匙進(jìn)入戶門。
- 每日工作結(jié)束后，本組清點(diǎn)房間鑰匙等物品。
- 驗(yàn)房組（5組以上，由物業(yè)人員、銷售員、地產(chǎn)工程人員三方組成一組）
- 主要工作：引領(lǐng)業(yè)主去現(xiàn)場驗(yàn)房；抄取水電表數(shù)；解答業(yè)主疑問；填寫業(yè)主《收樓驗(yàn)房意見表》。
- 工作分工
- 負(fù)責(zé)人： 職責(zé)：協(xié)調(diào)組內(nèi)工作人員工作。
- 現(xiàn)場接待人： 職責(zé)：現(xiàn)場接待業(yè)主；監(jiān)督驗(yàn)房工程人員的驗(yàn)房時(shí)間；
- 驗(yàn)房物業(yè)人員： 職責(zé)：引導(dǎo)業(yè)主現(xiàn)場驗(yàn)房；抄取水電表數(shù)；填寫業(yè)主《收樓驗(yàn)房意見表》。
- 驗(yàn)房工程人員： 職責(zé)：現(xiàn)場解答業(yè)主疑問；
- 銷售人員： 職責(zé)：在業(yè)主較多時(shí)，安排業(yè)主在等候區(qū)等候，引導(dǎo)業(yè)主。
- 主要物料
- 驗(yàn)房組人員通訊錄：驗(yàn)房組所有人員各1份。
- 簽字筆＋手電＋硬塑料板＋住宅區(qū)電表間鎖匙+白紙2張：驗(yàn)房物業(yè)人員每人1份。白紙用完，可再向負(fù)責(zé)人領(lǐng)用。
- 驗(yàn)房工作進(jìn)度表：現(xiàn)場接待人使用。
- 《收樓驗(yàn)房意見表》。
- 實(shí)施細(xì)則
- 現(xiàn)場接待人根據(jù)《入伙手續(xù)書》上的房號(hào)，在《收樓驗(yàn)收意見表》上填寫業(yè)主姓名、房號(hào)。并收取《入伙手續(xù)書》存檔。
- 現(xiàn)場接待人填寫《驗(yàn)房工作進(jìn)度表》。
- 驗(yàn)房人員持《收樓驗(yàn)收意見表》與業(yè)主一起去業(yè)主房間。
- 驗(yàn)房工程人員對(duì)業(yè)主的驗(yàn)樓意見，適時(shí)地合理解釋。解釋不了的，可先在白紙上記錄，以便在入伙現(xiàn)場找應(yīng)急處理組答疑。對(duì)于明顯的質(zhì)量問題，則可在《收樓驗(yàn)收意見表》上記錄。
- 驗(yàn)房物業(yè)人員引導(dǎo)業(yè)主抄錄水電表。
- 驗(yàn)房人員和業(yè)主在《收樓驗(yàn)房意見表》上簽名，將業(yè)主留存聯(lián)交給業(yè)主。
- 驗(yàn)房人員回到驗(yàn)房人員等候區(qū)，將《收樓驗(yàn)房意見表》留存聯(lián)兩聯(lián)交給現(xiàn)場接待人，告之驗(yàn)房完畢。現(xiàn)場接待人在《驗(yàn)房工作進(jìn)度表》上做相應(yīng)填寫，并把驗(yàn)房現(xiàn)場抄的表數(shù)填寫在空白的《業(yè)主水電登記表》上（注意與原水電表數(shù)比較）。
- 驗(yàn)房過程注意事項(xiàng)
- 當(dāng)業(yè)主詢問何時(shí)能處理完驗(yàn)房中發(fā)現(xiàn)的問題時(shí)，可回復(fù)業(yè)主：三日內(nèi)開發(fā)商會(huì)把處理意見告知物業(yè)公司，物業(yè)公司會(huì)電話回復(fù)業(yè)主。
- 在開啟入戶門時(shí)，注意引導(dǎo)業(yè)主使用施工鑰匙。
- 填寫《收樓驗(yàn)房意見表》時(shí)，字體應(yīng)有力度、清晰。
- 經(jīng)過光滑地面和高度較低的樓梯時(shí)，提醒業(yè)主小心。
- 實(shí)施中可能遇到的其他情況
- 業(yè)主在房間內(nèi)情緒激動(dòng)時(shí)，應(yīng)電話聯(lián)系驗(yàn)房組負(fù)責(zé)人，告知業(yè)主情緒激動(dòng)的原因和位置。驗(yàn)房組負(fù)責(zé)人及時(shí)協(xié)調(diào)，根據(jù)情況告知應(yīng)急處理組處理。
- 業(yè)主的《入伙手續(xù)書》上如沒有前幾組的會(huì)簽章，接待人員引導(dǎo)業(yè)主到相應(yīng)環(huán)節(jié)，若業(yè)主堅(jiān)持看房，應(yīng)通知應(yīng)急處理組。
- 當(dāng)入伙現(xiàn)場出現(xiàn)驗(yàn)房人員空缺時(shí)（均外出驗(yàn)房），現(xiàn)場接待人在《收樓驗(yàn)房意見表》上登記房號(hào)和業(yè)主姓名后，將《收樓驗(yàn)房意見表》交給驗(yàn)房負(fù)責(zé)人。驗(yàn)房負(fù)責(zé)人按《收樓驗(yàn)房意見表》的先后順序在有驗(yàn)房工程人員的情況下進(jìn)行安排。驗(yàn)房組引導(dǎo)人引導(dǎo)業(yè)主到驗(yàn)房等候區(qū)。
- 其他事項(xiàng)
- 現(xiàn)場接待人隨時(shí)查看《驗(yàn)房工作進(jìn)度表》，發(fā)現(xiàn)有驗(yàn)房工程人員超過1小時(shí)未返回者，應(yīng)及時(shí)與該驗(yàn)房工程人員電話聯(lián)系，了解情況，并向驗(yàn)房組負(fù)責(zé)人通報(bào)。驗(yàn)房負(fù)責(zé)人決定是否聯(lián)系應(yīng)急處理組進(jìn)行協(xié)助。
- 驗(yàn)房組人員應(yīng)在集中入伙日的前一天熟悉驗(yàn)房現(xiàn)場，熟悉水表位置和電表間位置。
- 每日工作結(jié)束后， 清點(diǎn)物料，將《入伙手續(xù)書》、《驗(yàn)房工作進(jìn)度表》、《收樓驗(yàn)房意見表》整理，交回物業(yè)公司簽約組負(fù)責(zé)人。
-
六、集中入伙輔助組
|
組別
|
組員
|
負(fù)責(zé)人
|
說明
|
|
現(xiàn)場總協(xié)調(diào)人
|
地產(chǎn)、物業(yè)負(fù)責(zé)人
|
|
各工作組的銜接撿查、協(xié)調(diào)，媒體及其他領(lǐng)導(dǎo)的接待。
|
|
應(yīng)急處理組
|
|
|
入伙過程中物業(yè)糾紛的處理
、問題客戶的接待
|
|
法律咨詢組
|
|
|
相關(guān)法律法規(guī)的解釋
|
|
水電運(yùn)行保障組
|
物業(yè)工程人員、
施工單位人員
|
|
確保在集中入伙期間水電的正常；地下停車場的通風(fēng)設(shè)施的開啟。
|
|
后勤組
|
|
|
工作人員的飲料伙食供應(yīng)；外借工作人員的招待；現(xiàn)場清潔的管理。清潔人員10人
|
|
安全管理組
|
詳見安全管理方案
|
|
小區(qū)外圍勸阻閑雜人員；小區(qū)內(nèi)疏導(dǎo)人流、車輛；地下地面停車場秩序的維護(hù)；對(duì)講機(jī)的準(zhǔn)備。
|
|
后勤交通組
|
|
|
確保入伙工作人員的接送車輛的安排，財(cái)務(wù)的現(xiàn)金押送等工作
|
|
電梯保障
|
電梯公司
|
|
電梯的應(yīng)急保障
|
關(guān)于《收樓驗(yàn)房意見表》上問題的處理：
- 入伙期間的每天中午和晚上，整理《收樓驗(yàn)房意見表》，把管理處聯(lián)和開發(fā)商聯(lián)分開；
- 將《收樓驗(yàn)房意見表》開發(fā)商聯(lián)復(fù)印一份。把開發(fā)商聯(lián)及復(fù)印件當(dāng)天交給地產(chǎn)工程部，由其簽收。
- 地產(chǎn)工程部會(huì)在當(dāng)天召集施工單位，要求施工單位針對(duì)每套房的問題作出維修時(shí)限。以表格的形式對(duì)各套房的維修時(shí)限進(jìn)行登記和跟蹤。
- 及時(shí)復(fù)印《房屋維修時(shí)限登記表》。
- 物業(yè)公司安排專人及時(shí)根據(jù)《房屋維修時(shí)限登記表》的時(shí)間承諾向業(yè)主電話反饋。并做好電話記錄。
- 施工單位處理完后，地產(chǎn)及時(shí)通知管理處復(fù)查。
|
